Comment fonctionne un numéro vert d’entreprise ?

Comment fonctionne un numéro vert d’entreprise

Satisfaire ses clients et répondre à leurs demandes rapidement sont des buts primordiaux de nombreuses entreprises, associations et établissements publics. Pour ce faire, une solution qui se présente pour faciliter le contact et qui offre plusieurs avantages : le numéro de téléphone vert.

De nos jours et quel que soit le secteur d’activité, un numéro de téléphone vert est indispensable afin que chaque entreprise soit le plus proche de ses clients et leur permettre de joindre son service-client facilement et sans frais. En effet, un numéro de téléphone vert est un numéro totalement gratuit, que l’appel est d’une ligne fixe ou une ligne mobile.

Cependant, plusieurs entreprises ne connaissent pas encore ce qu’un numéro vert leur apporte comme avantages, comment il fonctionne ou même comment l’obtenir ! Dans cet article, nous répondons à toutes ces questions.

Qu’est-ce qu’un numéro de téléphone vert ?

Nous appelons numéro vert, un numéro de téléphone gratuit pour l’appelant, qu’il soit composé à partir d’une ligne fixe ou un numéro mobile. En effet, le montant de l’appel est chiffré sur le compte de l’entreprise qui le propose. 

Au début, les numéros verts étaient proposés par France Télécom, appelé actuellement Orange, en guise d’une une marque déposée. Par la suite, différents autres opérateurs l’ont déployé.

Faisant partie des numéros spéciaux, ou numéro SVA (Service à Valeur Ajoutée), le numéro vert est la solution idéale pour fidéliser votre clientèle et inciter les prospects à vous contacter.  Il vous permet également de développer votre stratégie marketing afin de réussir vos campagnes publicitaires, proposer des services après-vente, répondre aux réclamations de vos clients, fournir des informations concernant une commande, aider la population sur les problèmes de santé ou autres, etc. 

Pour les professionnels traitant avec des particuliers, la loi leur exige la mise en place de ce numéro vert gratuit. Dans l’article L.113-5 du Code de la consommation, la loi LME (Loi de modernisation de l’économie), appelée également Loi Châtel, interdit de surtaxer des services comme l’après-vente, les réclamations, le suivi des commandes, etc.

Au début et s’ils sont émis depuis une ligne mobile, les numéros verts étaient payants. Depuis 2015, ils sont devenus gratuits si l’appelant réside en France et depuis 2019, les professionnels sont soumis à l’obligation d’informer l’appelant de la gratuité ou de la surtaxe du numéro.

Comment identifier un numéro de téléphone vert ?

Évidemment, un numéro vert est reconnaissable grâce à des particularités qu’il présente. En France et comme les autres numéros spéciaux, le numéro vert est présenté sous deux formats : numéro long à 10 chiffres et numéro court à 4 ou 6 chiffres.

Les numéros verts à 10 chiffres sont ceux qui commencent par 0800, 0801, 0802, 0803, 0804 ou 0805. Les numéros courts à 6 chiffres commencent par 116 et ceux à 4 chiffres commencent par 30 ou 31. 

Aussi, l’Arcep a imposé un code couleur permettant de reconnaitre à quelle famille appartient un numéro spécial, et ce code couleur s’affiche sur l’écran lors de l’appel. Donc, il suffit d’observer le code couleur qui apparaît et si une bannière verte s’affiche, soyez sûr que le numéro appelé est vert. La couleur grise est pour les numéros à tarification banalisée et la couleur violette est pour les numéros surtaxés

Alors, comment obtenir un numéro vert gratuit ?

Etapes à suivre pour l’obtention d’un numéro vert gratuit 

Tout d’abord, vous devez cerner les objectifs de votre entreprise ainsi que le service cible, car selon ces critères, s’effectuera le choix de votre numéro vert. Si vous visez un nombre élevé d’appels, c’est un numéro facile à mémoriser qu’il vous faut. Celui-ci est plus cher et plus performant.

Afin de créer un numéro vert, deux méthodes se présentent à vous : soit vous vous adressez à un opérateur de téléphone traditionnel tel que France Télécom, le premier fournisseur en France, soit vous contactez un fournisseur de numéro de téléphone virtuel, spécialisé dans la relation client.

Dans le cas d’achat auprès d’un fournisseur téléphonique traditionnel, votre numéro vert sera assigné à une ligne fixe ou mobile et peut être associé à différentes autres options telles qu’un menu à choix multiples, une musique d’attente ou même un message d’accueil personnalisé, le paramétrage des horaires de travail ou même choisir l’option de joignabilité 24 h/24 et 7 j/7. Il est mis en service dans les 24 heures.

Si vous choisissez d’obtenir votre numéro chez un fournisseur de numéro de téléphone virtuel, celui-ci est activé dans moins de 24 heures, puisqu’il n’est relié ni à une ligne fixe, ni à une ligne SIP. En effet, ce numéro virtuel, fonctionnant via le Cloud, peut être associé à un serveur vocal interactif (SVI) ce qui facilite sa création. Une application smartphone, sur Android ou IPhone, permettra de mettre en place et assurer le suivi de ce numéro vert virtuel. Ce dernier offre plusieurs avantages tels que le contrôle du flux d’appel, le renvoi d’appel vers un numéro de téléphone mobile, l’identification des demandes, le suivi en temps réel les statistiques des contacts, l’intégration avec le CRM, etc.

Votre numéro vert peut être également obtenu auprès d’un agent spécialisé qui a la possibilité de facturer, sur son compte, les frais des appels téléphoniques sur une ligne. Le numéro vert sera adossé à cette ligne.

Comment choisir son opérateur pour le numéro vert gratuit ?

De nos jours, le nombre de fournisseurs ne cesse d’augmenter et le choix devient de plus en plus difficiles. Alors, pour choisir son fournisseur, voici les critères que vous devez prendre en considération avant de signer votre contrat : 

    • La renommée de l’opérateur 

    • Les fonctionnalités et les avantages proposées 

    • Le tarif qui peut être toujours négocié

    • Les conditions générales de vente

    • Les conditions de la facturation

    • La rapidité de mise en service du numéro 

Sachez que la facturation d’un numéro vert dépend de plusieurs facteurs : 

    • Le fournisseur ou l’opérateur qui vous assignera le numéro

    • Le type de numéro vert utilisé : un numéro vert gratuit en 0800 ou un numéro vert virtuel

    • Le pays appelé et celui d’où l’on appelle

Pourquoi avoir un numéro vert gratuit est-il nécessaire pour votre entreprise ?

Comme nous l’avons déjà cité, un numéro vert gratuit apporte plusieurs avantages pour votre entreprise. Parmi ces avantages nous invoquons : 

Des clients satisfaits

Un numéro de téléphone vert facilite l’interaction avec votre client qui n’hésitera pas à contacter votre service-client, puisque votre numéro est gratuit. Aussi, mettre en place ce type de numéro permettra à votre client de vous contacter gratuitement, montre l’intérêt et le respect que vous éprouvez pour lui et que vous êtes disposé à répondre à ses demandes et ses soucis, à tout moment.

Ce numéro gratuit facilite le contact entre vous et votre client qui n’hésitera pas de recommander vos services auprès de ses connaissances, ce qui vous permettra d’enrichir votre carnet d’adresses.

Améliorer la crédibilité de l’entreprise

Utile pour toutes les entreprises, qu’elles soient grandes ou petites, ainsi que pour les start-up, un numéro vert gratuit joue un rôle important dans l’amélioration de la crédibilité et de la renommée de votre enseigne. Il vous permet de vous imposer sur le marché et de vous démarquer de vos concurrents.

Optimiser les temps d’appel de vos équipes et augmenter leur efficacité

Grâce au Serveur Vocal Interactif (SVI), vous assurez la prise en charge des appels entrants et sortants grâce à des messages vocaux préenregistrés. Un outil informatique performant, il permet d’orienter votre interlocuteur au bon service ou lui fournir les bonnes informations, suivant ses réponses aux instructions reçues.

Ce logiciel simplifie le fonctionnement de votre standard, assure l’optimisation des temps d’appels de vos équipes et augmente leur efficacité. Le flux d’appels entrants est bien régulé et le client est bien informé de tout ce qui concerne votre service.

Assurer le suivi régulier des campagnes de marketing

Un numéro vert gratuit vous permet de filtrer les appels entrants afin de développer un réseau de téléphonie sécurisé. Avec la mise en place d’une extension, vous serez capable de suivre vos campagnes publicitaires et identifier la plus efficace, c’est-à-dire celle qui a généré une vente.

Fidéliser vos clients dans d’autres pays

Pour ce faire, un numéro de téléphone vert international ou un numéro vert universel est alors obligatoire. Celui-ci permet à vos clients qui ne sont pas basés dans le même pays que vous, de vous contacter facilement et gratuitement.

Un numéro vert international permet une réduction significative du tarif de la communication entre la maison mère, située en France, et ses filiales à l’étranger. Seuls les appels entrants font l’objet d’une tarification.

Pour conclure, un numéro vert gratuit est d’une grande importance pour votre entreprise. Qu’il soit un numéro de téléphone en 0800 ou un numéro virtuel, grâce à lui vous bénéficiez de plusieurs avantages. Vous augmentez la satisfaction de vos clients en leur facilitant la prise de contact, vous pouvez convaincre de nouveaux prospects à demander vos services, vous améliorez votre image de marque ainsi que votre notoriété, vous optimiser la gestion de votre service-client, etc. 

Vous devez choisir votre numéro vert gratuit selon vos besoins, et vous avez le choix entre un numéro long à 10 chiffres ou un numéro court à 4 chiffres. Si votre clientèle est également basée à l’étranger, sachez que vous pouvez obtenir un numéro vert international ou un numéro vert universel.

Pour l’obtention de votre numéro, vous avez le choix entre un opérateur traditionnel ou un fournisseur de numéro vert virtuel. Avant de signer votre contrat, vérifiez les différents critères que nous avons évoqués pour le choix du fournisseur et assurez-vous des avantages et options proposés par votre fournisseur ainsi que les conditions générales de vente.