Une bonne relation client est le gage de la notoriété de l’entreprise et la pérennité de son activité. Cette relation peut être optimisée et quantitative grâce à différentes solutions qui facilitent la communication entre le client et le service client de l’entreprise.
Dans un monde connecté, les réseaux sociaux, les SMS, les visioconférences, la messagerie basée sur le chatbot et plusieurs autres solutions favorisent un échange facile. Cependant, plusieurs clients souhaitent être en ligne avec un être humain et préfèrent les conversations téléphoniques pour profiter d’un service, faire une réclamation, etc.
Pour différentes entreprises utilisant la téléphonie analogique, la facture téléphonique et le coût d’exploitation sont un peu élevés, la mise en œuvre est onéreuse et l’acquisition d’un matériel adéquat est nécessaire. Avec le développement de la téléphonie VoIP, une nouvelle opportunité à coût plus bas et plus d’avantages se présente.
Passer de la téléphonie analogique à la téléphonie VoIP n’a rien de compliqué. La seule difficulté bien choisir son fournisseur alors que le nombre de fournisseurs ne cesse d’augmenter.
Pour vous aider dans cette démarche, nous vous présentons ici le guide des meilleurs services de la téléphonie VoIP et nous répondons à vos questions les plus fréquentes.
Qu’est-ce que la téléphonie VoIP d’entreprise ?
La téléphonie VoIP d’entreprise, ou plutôt Voice over Internet Protocol, est la nouvelle technologie qui prend peu à peu la place de la téléphonie analogique. Cette révolution dans le domaine de la communication offre plusieurs avantages aux entreprises, ce qui a encouragé les professionnels à l’adopter.
Quelle que soit sa taille, toute entreprise peut passer à la téléphonie VoIP tant qu’elle possède une bonne connexion Internet et des hébergements performants. Pour cela, il est nécessaire de contacter le fournisseur d’accès pour vérifier si le débit est convenable.
Contrairement à la téléphonie traditionnelle, la VoIP n’a pas besoin d’un investissement supplémentaire ni d’une nouvelle infrastructure ni de matériel particulier ou de logiciels. Il suffit d’installer une application de communication sur l’ordinateur, le smartphone ou la tablette afin de pouvoir passer des appels. Les applications les plus réputées sont : WhatsApp, Skype, Facebook Messenger, Discord, Viber, etc.
Il existe différentes solutions pour utiliser la VoIP :
- Un téléphone IP, qui est un appareil téléphonique semblable au téléphone analogique, mais qui peut se connecter à un routeur ou aux prises réseau grâce à un câble RJ-45
- Un téléphone Wifi qui permet la gestion des appels entrants et sortants
- Un softphone ou téléphone logiciel qui, grâce à un casque, des haut-parleurs ou un microphone, permettent de passer des appels d’un ordinateur vers un autre en utilisant
- Un adaptateur téléphonique analogique (ATA), appelé aussi adaptateur VoIP : c’est un périphérique permettant de convertir un téléphone standard en un téléphone IP afin de le connecter sur un ordinateur ou un réseau internet, afin de passer des appels.
Quelles différences entre la VoIP et la téléphonique traditionnel ?
La première différence entre la téléphonique traditionnelle et la VoIP est que la première transfère les signaux téléphoniques analogiques entre utilisateurs grâce Réseau Téléphonique Commuté (RTC) et la seconde utilise le réseau Internet pour délivrer des signaux vocaux sous forme numérique.
La téléphonie IP ne dépend pas des fournisseurs des services téléphoniques et ne nécessite pas de nouvelle infrastructure. Elle est moins coûteuse et rapide à mettre en œuvre.
Comment fonctionne la téléphonie VoIP d’entreprise ?
Basée sur internet, la téléphonie VoIP permet de gérer les appels téléphoniques entrants et sortants en transformant la voix en données numériques. Grâce aux protocoles de commutation TCP/IP, les informations vocales ou multimédias (textes, vidéos, images, etc.) sont numérisées, puis acheminées en paquets à travers un réseau Internet ou un réseau LAN (Local Area Network).
En effet, la Voix IP transforme la voix en un signal électrique grâce à un pilote audio, puis convertit ce dernier en un signal binaire en utilisant un codec. A son arrivée, le signal binaire est décompressé et reconvertit en voix grâce à un autre logiciel codec.
Quel débit Internet pour utiliser un service VoIP ?
Pour un service VoIP (Voice Over IP) de haute qualité, une connexion haut débit ou même très haut débit est indispensable. Idéalement, un appel nécessite au moins un débit de 64 kbps en émission et de même en réception, sinon des codecs peuvent être utilisés pour réduire la largeur de bande à 30 kbps environ.
Concrètement, la bande passante consommée par les appels téléphoniques dépend de la qualité audio choisie :
- Qualité audio normale : Les appels consomment uniquement 30 Kbps IP ou 45 Kbps ATM de bande passante montante et descendante. Choisir une qualité audio normale permet de basculer en codec G729 qui réduit la bande passante afin de profiter pleinement d’une connexion haut débit. Ce choix est conseillé si la bande passante pose un problème ou si des coupures d’appel sont occasionnellement.
- Qualité audio supérieure : En choisissant la qualité audio supérieure dans les paramètres de configuration, vous basculez en codec G711. Les appels consomment alors 90 Kbps IP ou 110 Kbps ATM environ de bande passante montante et descendante.
- Qualité audio Haute Définition (HD) : Afin de profiter d’une qualité audio Haute Définition, il est indispensable de posséder des postes compatibles HD. Dans vos paramètres, vous allez sélectionner cette option afin de passer en codec G722. La consommation des appels est d’environ 90 Kbps IP ou 110 Kbps ATM de bande montante et descendante.
Est-ce que la VoIP d’entreprise implique les appels internationaux ?
La téléphonie sur voix IP permet de passer des appels internationaux et à moindre coût. L’option d’appel à l’étranger est intégrée dans la plupart des solutions VoIP d’entreprise. Cependant, certains services VoIP exigent l’achat d’une versions plus avancée de leur logiciel pour bénéficier de l’accès aux appels internationaux.
D’autres services VoIP incluent également les appels internationaux, qui seront facturés en fonction de l’utilisation.
Quelles fonctionnalités offre un système VoIP d’entreprise ?
En plus de faciliter la communication et la connectivité entre les personnes, les particularités de la téléphonie VoIP résident dans les fonctionnalités si variées qu’elle propose. La VoIP propose généralement toutes les fonctionnalités offertes dans les systèmes fixes.
De la composition automatique du numéro à la gestion et le transfert des appels en passant par la boîte de messagerie, le transfert d’appel, les conférences téléphoniques, l’affichage du nom et du numéro de l’appelant, les avantages d’un système VoIP pour les entreprises sont nombreux :
- Un standard automatique et personnalisé permettant l’utilisation d’un répondeur unique
- Un service numérique pouvant être intégré à d’autres services : le Helpdesk, le CRM de l’entreprise
- Une meilleure sécurisation des communications
- La possibilité d’acquérir plusieurs lignes téléphoniques VoiP, sans avoir besoin d’installer des nouvelles lignes matérielles
- Transmission de plusieurs appels sur une même ligne haut débit
- Des coûts de communication minimisés grâce aux appels internes gratuits
- Renvoi d’appel vers une ligne fixe ou mobile
- Des numéros abrégés de 4 chiffres, utilisés en interne pour joindre les clients ou les contacts réguliers
- Accès à de nouvelles fonctionnalités, sans changer de matériel
- Un fax dématérialisé et une La télécopie
- Une musique d’attente durant le transfert d’appels
- Distribution automatique des appels (ACD) et réponse vocale interactive (SVI)
- La SVI pour présenter aux appelants une liste de choix afin d’accéder au numéro, au service ou à l’agent souhaité
- Messagerie vocale, conférences et appels à 3
- Identification de l’appelant et masquage d’appel
- Mise en attente et blocage d’appel
Sans leurs éditions basiques, certaines solutions VoIP d’entreprise ne permettent pas de profiter de ces fonctionnalités. Ceci nécessite le passage à la version la plus avancée.
Quels sont les avantages et les inconvénients des services VoIP d’entreprise ?
Un modèle d’avenir, la téléphonie VoIP est la solution de communication la plus sollicitée par les entreprises, quel que soit leur domaine d’activité. Grâce à sa forte progression et son développement rapide, le marché de la téléphonie sur IP est devenu majoritaire.
Autre avantage majeur de la téléphonie sur IP est son faible coût. En effet, la téléphonie IP permet de faire des économies dû au fait qu’elle fonctionne grâce à internet.
La téléphonie VoIP offre une grande flexibilité du fait que son installation est facile grâce à la technologie cloud et un paramétrage en ligne. Elle ne nécessite pas une nouvelle infrastructure.
Assurant également une facilité d’utilisation, la VoIP offre la possibilité de connecter différents appareils tels que téléphones, ordinateurs, télécopieurs, etc. Elle permet aussi l’intégration de différents modes de communication.
Néanmoins, la VoIP présente également des inconvénients à commencer par les coupures intermittentes ou une coupure complète si la qualité de la connexion internet n’est pas bonne. Ceci peut entraîner également une mauvaise qualité de communication.
Une ligne téléphonique sur IP dépend également du courant électrique. En cas de panne d’électricité, la ligne VoIP ne fonctionne plus, contrairement à la téléphonie fixe qui dépend uniquement du réseau téléphonique public.
Quel est le retour sur investissement (ROI) d’un système de téléphonie IP ?
Le ROI, ou Retour sur Investissement, est par définition le ‘’le ratio financier qui mesure le montant d’argent gagné ou perdu, par rapport à la somme initialement investie dans un investissement’’
Dans un système téléphonique IP, le ROI varie selon l’utilisation propre à chaque entreprise. Plusieurs facteurs peuvent impacter ce retour sur investissement.
Parmi ces facteurs :
- L’évolutivité et la flexibilité du système téléphonique
- Les coûts réduits du support et de la maintenance
- Les économies réalisées sur les communications téléphoniques après le passage à la VoIP
- L’accroissement de la productivité
Qu’est ce que vous proposent les fournisseurs de services VoIP ?
Les fournisseurs VoIP sont des entreprises qui proposent des services de téléphonie sur IP à des particuliers ou à des entreprises intuitives, multifonctionnelles et de toutes tailles : PME, PMI, Grande entreprise, ETI, microentreprise, etc.
Pour gagner la confiance de leurs clients et les fidéliser, ces opérateurs télécom proposent plusieurs avantages :
Une mise en route rapide de l’assistance téléphonique
Contrairement à la téléphonie fixe, qui nécessite des semaines pour la mise en route, la téléphonie VoIP est facile et rapide à faire fonctionner. La VoIP fonctionne grâce à Internet, alors vous n’avez pas besoin d’une nouvelle infrastructure.
Votre fournisseur VoIP est en mesure d’activer votre ligne VoIP en moins d’une journée. Vous n’avez qu’à choisir votre numéro de téléphone et ajouter des utilisateurs afin de permettre à vos collaborateurs d’utiliser la ligne téléphonique IP et passer des appels.
En utilisant la même connectique qu’Internet ainsi que votre équipement existant, vous pouvez profiter de votre ligne téléphonique sur IP. Toute ce que vous avez à faire, c’est configurer votre logiciel et l’intégrer aux autres applications que vous utilisez dans votre entreprise.
Un service rapide et efficace qui soutient l’évolution de votre entreprise
Faire évoluer votre système téléphonique, c’est garantir l’évolution de votre entreprise. En effet, et si par exemple vous utilisez la téléphonie fixe, vous aurez besoin d’une ligne, d’un numéro et d’un appareil téléphonique pour chaque collaborateur qui doit contacter les clients ou recevoir leurs appels.
Avec la VoIP, vous n’aurez besoin ni d’une autre ligne téléphonique ni d’un nouveau téléphone. Il suffit d’activer un nouvel utilisateur et acquérir un nouveau numéro de téléphone.
En plus, les services VoIP sont indépendants de tout équipement, et la mise à niveau de l’édition actuelle permet l’accès à des fonctionnalités avancées. Ceci peut accélérer votre migration vers une téléphonie sur voix IP.
Avec la VoIP, passez vos appels où que vous soyez
Grâce à la VoIP, vos collaborateurs peuvent utiliser votre système téléphonique où qu’ils soient et du moment qu’ils sont connectés à Internet. Que ce soit pour un centre d’appel ou un système téléphonique interne, la VoIP est la meilleure solution.
La VoIP a permis à plusieurs entreprises de gérer leur centre d’appel totalement à distance, et du fait de sa flexibilité, elle offre la possibilité d’une configuration en présentiel ou en hybride.
La plupart des services VoIP professionnels sont proposés avec des applications mobiles permettant aux employés d’utiliser le système téléphonique sur leurs smartphones, tablettes et tout appareils mobiles.
Comment choisir le meilleur fournisseur de services VoIP ?
Alors que le nombre des opérateurs de services téléphoniques continue à s’accroître, jour après jour, le choix du meilleur fournisseur VoIP devient de plus en plus féroce.
Au moment où vous devez choisir votre fournisseur, vous risquez d’être perdus à cause de la multitude de fonctionnalités, le prix et plein d’autres caractéristiques à prendre en considération.
Pour vous faciliter cette tâche, nous vous présentons ici les principaux critères sur lesquels vous devez vous baser.
Adaptabilité et évolutivité
Evaluer l’impact actuel de votre système téléphonique sur votre entreprise est très important. Cependant, vous devez savoir que vos besoins peuvent changer avec le temps, au fur et à mesure que votre activité se développe et évolue.
Alors le choix de votre fournisseur doit se porter sur celui qui peut vous offrir une solution qui répond à vos exigences actuelles ainsi que futures. L’évolutivité est également un critère essentiel que vous devez prendre en compte lors du choix de votre fournisseur.
Le rapport qualité/prix
En VoIP d’entreprise, un meilleur rapport qualité/prix est l’un des principaux critères qui vous pousse à choisir un fournisseur et non un autre. Néanmoins, ce que définit une bonne qualité de service sont les fonctionnalités qu’il propose.
Alors et avant de commencer votre recherche, vous devez, en premier lieu, comprendre les besoins actuels ainsi que les besoins à l’avenir de votre entreprise, car le service que vous devez choisir doit répondre à vos exigences et nécessités.
Une évaluation des solutions, qui vous sont proposées, est essentielle et doit être mise en balance avec les prix du service VoIP professionnel.
Les tarifs varient considérablement en fonction du fournisseur et de l’application et le prix basé sur l’utilisation VoIP doit également être pris en compte en plus du prix du forfait de services lui-même.
Une mise en service rapide et un service client compétent
La mise en œuvre, l’implémentation et la maintenance de votre ligne VoIP ne doivent pas être négligées car elles représentent un temps et de l’argent dépensé. Lors de votre recherche, vous devez miser sur la rapidité, l’efficacité et les compétences de votre opérateur télécom.
Par conséquent et pour éviter des dépenses supplémentaires, il est important de choisir un service téléphonique VoIP qui générera des revenus immédiatement.
Les implémentations chronophages et onéreuses sèmeront des doutes sur l’utilité des nouvelles solutions dans votre entreprise.
Questions fréquentes sur la téléphonie VoIP
Quand faut-il migrer vers une VoIP professionnelle ?
Avec les avancées technologiques, que nous vivons, et le risque de disparition des lignes téléphoniques traditionnelles (RTC), le passage à la téléphonie VoIP devient de plus en plus nécessaire.
Lorsque votre entreprise évolue, il est alors important d’investir dans les services VoIP professionnels afin de profiter de fonctionnalités plus avancées. De plus la VoIP contribue à la fidélisation de vos anciens clients et attirer les nouveaux.
Est-ce que mon entreprise a besoin d’une téléphonie VoIP ?
Quelle que soit la taille de votre entreprise et quel que soit votre secteur d’activité, une solution téléphonique VoIP ne peut être que bénéfique. Plus d’avantages que la téléphonie fixe, plus de fonctionnalités évolutives, plus de gains, moins de coûts et de dépenses, etc.
De plus, les petites entreprises peuvent facilement rétrograder leurs services VoIP et réduire leurs coûts si elles constatent qu’elles n’ont pas besoin de toutes les fonctionnalités proposées.
Avec un coût initial relativement faible, même les petites entreprises peuvent profiter de la VoIP hébergée. Elles peuvent se lancer en seulement quelques jours, sans un grand investissement initial ou une installation de longue durée.
En plus, les petites entreprises peuvent se contenter d’une formule de base ou même rétrograder facilement leur service VoIP si elles n’ont pas besoin de fonctionnalités avancées. Ceci leur permet de faire des économies.
Puis-je conserver mon numéro de téléphone actuel ?
Oui, il est possible de demander la portabilité de votre numéro de téléphone actuel, si vous souhaitez changer de fournisseur d’accès. Ce processus de portabilité vous épargne une perte de temps pour informer vos clients de votre nouveau numéro.
Combien coûte un système téléphonique professionnel VoIP ?
Selon les fonctionnalités incluses dans votre forfait et la façon dont vous l’utilisez, le prix de base d’un système téléphonique VoIP varie 15 à 24 € par mois et par utilisateur.
Un système plus sophistiqué avec des fonctionnalités plus avancées peut coûter près de 100 € par utilisateur et par mois.
Des frais supplémentaires peuvent s’appliquer si vous passez plusieurs appels internationaux, mais cela dépend de la structure tarifaire du fournisseur de services VoIP.
Est-ce que les systèmes VoIP d’entreprise sont adaptés au télétravail
Oui ! Tant que l’employé concerné possède une connexion Internet, il peut alors travailler en télétravail puisqu’il se connecte au réseau et peut accéder aux services VoIP de l’entreprise à distance.
Le collaborateur peut se servir de son Pc, son smartphone, sa tablette ou même son Pc de bureau pour effectuer des communications et contacter les clients ou répondre à leurs appels.
Le téléphone sans fil peut-il être utilisé avec la VoIP d’entreprise
Un téléphone sans fil peut être utilisé avec la VoIP à condition qu’il soit un téléphone Wi-Fi ou un téléphone DECT. En outre, tous les smartphones sont compatibles avec la VoIP.
Est-il possible d’utiliser la VoIP sans ordinateur ?
Oui, vous pouvez utiliser la VoIP sans ordinateur tant que vous utilisez un téléphone wifi, une tablette ou un smartphone. Néanmoins, certaines configurations ne peuvent être modifiées que sur ordinateur vu la puissance de son application mobile ainsi que le service VoIP.
Est-il possible d’utiliser un téléphone de bureau analogique avec la VoIP
Un téléphone de bureau analogique peut être utilisé avec la VoIP, mais il nécessite un adaptateur.
L’adaptateur VoIP assure la conversion du signal analogique émis par le téléphone traditionnel en données numériques qui sont transférées par votre connexion internet de haut débit. Il doit être connecté à votre modem ou routeur.
La Voix sur IP est-elle sécurisée ?
La téléphonie IP est bel et bien une technologie sécurisée. Un réseau de téléphone IP comporte un routeur qui assure l’envoi et la réception des appels. Cet équipement peut aussi filtrer les appels provenant de l’extérieur du réseau VPN.
Les données envoyées sur les réseaux de téléphonie IP sont cryptées grâce à des algorithmes de cryptage spéciaux, ce qui réduit le risque d’écoute par des tiers.
Cependant, il est toujours judicieux d’identifier tous les risques avant de mettre en œuvre ce type de système car plusieurs systèmes téléphoniques, sur le marché, peuvent être sujets à diverses vulnérabilités de sécurité.
Vous souhaitez passer à la VoIP ? Contactez Roundesk
Roundesk, un opérateur télécom, est spécialisé dans les solutions téléphoniques professionnelles et CRM. Grâce à notre expérience ainsi que les compétences de nos professionnels, nous proposons des services qui répondent à vos exigences actuelles et futures.
Que vous soyez une micro-entreprise, une ETI, une PME, une PMI ou une grande entreprise, Roundesk prend en charge la mise en œuvre de votre ligne téléphonique VoIP de A à Z et s’occupe également de toutes les démarches administratives.
Si vous possédez déjà une ligne VoIP et vous souhaitez changer de fournisseur, Roundesk s’occupe de la portabilité de votre numéro afin que vous conserviez votre ancien numéro de téléphone.
N’hésitez pas alors à nous contacter. Notre service client est toujours à votre disposition et nos collaborateurs répondront à vos questions et vous guideront dans vos choix.