Avec l’avènement de la technologie, les réunions téléphoniques sont devenues une alternative commode aux réunions en personne. Cette pratique est devenue de plus en plus courante dans le monde professionnel avec l’augmentation de nombre de travailleurs travaillant à distance, en particulier depuis la pandémie du coronavirus.
Une étude, menée par Barco et Circle Research, a montré que la durée moyenne d’une réunion est de 48 minutes et que seulement 30 % du temps de la réunion est consacré à l’atteinte des objectifs, même lorsqu’ils sont déjà définis.
C’est pourquoi, de plus en plus, les entreprises choisissent de recourir aux conférences téléphoniques, aussi appelées « conf-calls » ou audioconférences, pour conduire leurs réunions de travail avec succès. Cette méthode de réunion à distance gagne en popularité et offre de nombreux avantages en matière d’efficacité et d’organisation.
En revanche, organiser une réunion téléphonique peut sembler facile, mais pour qu’elle soit productive et efficace, il est important de prendre en compte certaines étapes clés.
Dans cet article, nous allons examiner comment organiser une réunion téléphonique réussie. Mais, en premier lieu, définissons ce qu’est une réunion téléphonique !
Qu’est-ce qu’une réunion téléphonique ?
Une réunion téléphonique, appelée également audioconférence ou conférence téléphonique, est une méthode de communication qui permet à plusieurs personnes, se trouvant dans différents endroits, de participer à un appel téléphonique simultanément.
Cette technologie permet aux participants de s’entendre et de communiquer en temps réel via le téléphone, sans avoir besoin de se rencontrer physiquement au même endroit.
Particulièrement utiles pour les entreprises et les organisations ayant des employés ou des membres dispersés dans différentes régions du monde, les réunions téléphoniques sont utilisées pour différents buts, tels que les réunions d’affaires, les mises à jour de projet, les formations en ligne et les séances de travail à distance.
Comment faire une réunion téléphonique ?
Les conférences téléphoniques peuvent être organisées de manière simple et rapide. Les participants peuvent se joindre à la conférence en composant un numéro de téléphone ou en cliquant sur un lien en ligne. Avec la téléphonie VoIP, les réunions téléphoniques sont encore plus accessibles.
Les conférences téléphoniques peuvent également être enregistrées pour une utilisation ultérieure ou pour les personnes qui n’ont pas pu participer à la réunion en direct.
De nombreux services et logiciels en ligne sont dédiés pour les conférences téléphoniques, tels que Skype, Zoom, etc. Chaque service ou logiciel a ses propres fonctionnalités et options, il est donc important de choisir celui qui répond le mieux à vos besoins.
11 Conseils pour réussir une réunion téléphonique
Organiser une conf call doit se conformer à certaines règles afin qu’elle se déroule les meilleures conditions. En voici quelques-unes :
1. Définir l’objectif de la réunion
Avant de planifier une réunion téléphonique, il est essentiel de définir les objectifs de cette réunion : Pourquoi est-il nécessaire de tenir cette réunion téléphonique ? Quel est son but ? Quel est le problème ou la question qui doit être résolu ? Quels sont les résultats attendus ?
Assurez-vous que les objectifs de la réunion sont clairement définis de manière à ce qu’ils soient clairs et compréhensibles pour tous les participants.
Priorisez les points clés qui seront discutés afin de maintenir le focus sur l’objectif principal et évitez de vouloir aborder trop de sujets différents, car cela pourrait conduire à une confusion pendant la conférence.
Informez les participants des sujets à l’avance afin qu’ils se préparent et qu’ils puissent contribuer à la discussion et en fonction de leurs commentaires et leurs idées, les sujets à discuter peuvent être affinés.
2. Planification de la réunion
La planification de la conférence téléphonique est une étape très importante pour s’assurer de la disponibilité de tous les participants. Voici ce que vous devez faire :
- Sélectionner la date et l’heure
- Déterminer la durée de la conférence téléphonique
- Déterminer le format de la réunion (un système de conférence téléphonique en ligne, un service de conférence téléphonique gratuit, etc.)
3. Identification des participants
Voici les étapes que vous pouvez suivre pour identifier les participants :
- Sélectionnez les participants qui doivent assister à la réunion et assurez-vous qu’ils seront disponibles pour la date et l’heure prévues.
- Envoyez les invitations à tous les participants en précisant la date, l’heure et le format de la conférence téléphonique. Incluez également un ordre du jour pour que les participants sachent à quoi s’attendre lors de la réunion.
- Confirmez la participation des participants : Avant la date de la conférence téléphonique, assurez-vous de confirmer la participation des participants. Si certains ne peuvent pas participer, envisagez de reporter la réunion à une date ultérieure.
4. Définir le rôle de chaque participant
Afin de garantir une conférence téléphonique réussie, il est crucial de rassembler les participants adéquats et de s’assurer que chacun comprenne son rôle, ses tâches et ses responsabilités pendant la conférence.
Voici les rôles clés que chaque participant peut assumer :
- L’animateur : C’est la personne qui organise la réunion et qui en est responsable. Il définit les objectifs de la réunion, s’assure que les participants sont au courant des sujets à aborder et guide la discussion tout au long de la réunion.
- Les participants : sont toutes les personnes qui ont été invitées à la réunion. Elles doivent être bien préparées pour participer à la discussion et partager leurs idées.
- Le secrétaire : un participant qui se charge de la prise des notes pendant la réunion, de consigner les points clés et les décisions prises. Il est également responsable de la rédaction du compte-rendu de la réunion.
- Le technicien : Si la réunion implique l’utilisation de technologie, comme une plateforme de vidéoconférence, un technicien peut être désigné pour aider les participants à se connecter et à résoudre tout problème technique qui pourrait survenir pendant la réunion.
5. Préparer un ordre du jour
L’ordre du jour de la réunion est un document qui résume les sujets qui seront abordés pendant la réunion. Ces objectifs doivent être classés par ordre d’importance et un temps approximatif doit être assigné pour chaque sujet.
Il est utile d’inclure une brève introduction au début de l’ordre du jour, qui décrit l’objectif de la réunion et les sujets à aborder.
L’ordre du jour doit être envoyé à tous les participants quelques jours avant la réunion afin qu’ils puissent se préparer et avoir une idée claire de ce qui sera discuté.
6. Bien choisir l’endroit de la conférence
Même si la réunion se fait par téléphone, un environnement adéquat est crucial pour une conférence téléphonique réussie. Il est important de trouver un endroit calme pour éviter les bruits de fond qui pourraient perturber la réunion et d’utiliser un équipement audiovisuel de qualité, comme un casque ou des écouteurs avec microphone intégré, etc.
Pensez à tester votre équipement avant la réunion et assurez-vous d’avoir une connexion internet fiable et rapide pour éviter les problèmes de latence ou de déconnexion pendant la réunion.
Vous devez également éviter les distractions durant la réunion, comme les notifications de votre téléphone ou les autres applications sur votre ordinateur.
7. Soyez ponctuel
La ponctualité est tout aussi importante pour une réunion téléphonique que pour une réunion physique. Si vous êtes l’organisateur de la conférence, prenez quelques minutes avant le début de la réunion afin de vous préparer, de vérifier le fonctionnement de votre matériel et d’envoyer le lien et les numéros d’appels ainsi que le code d’accès pour chaque participant.
De même, si vous êtes un participant, vous êtes appelé à être à l’heure et bien préparé pour la réunion. Préparez-vous en lisant l’ordre du jour et veillez au bon fonctionnement de votre matériel.
8. Travaillez votre voix
Dans un contexte téléphonique, la voix est le seul outil permettant de captiver l’attention des participants qui peut être difficile de maintenir, d’autant plus que les réunions peuvent s’éterniser.
Pour cela, il est impératif de travailler sa vitesse d’élocution. En fait, un débit de parole, une intonation et une tonalité appropriée aident à garder l’attention des participants, à prévenir la fatigue auditive et à réduire le risque de perte d’attention.
9. Démarrez la réunion téléphonique
Avant de cliquer sur le bouton « Démarrer », assurez-vous d’être prêt, car en cliquant sur le bouton, une notification sera envoyée à tous les participants. Prenez quelques minutes pour accueillir les participants et n’oubliez pas d’expliquer et de partager avec eux l’ordre du jour afin qu’ils sachent à quoi s’attendre.
Assurez-vous également que tous les participants peuvent entendre et voir clairement la présentation ou l’écran partagé, le cas échéant. Si certains participants ont des problèmes techniques, prenez le temps de les aider à résoudre leurs problèmes avant de commencer la réunion.
10. Encouragez la participation
Encourager la participation est un élément clé pour mener des conférences téléphoniques réussies. Tous les participants doivent se sentir impliqués et que leurs opinions sont bien prises en compte et valorisées.
Pour y parvenir, posez des questions à tous les participants et privilégiez les questions ouvertes pour leur offrir l’opportunité de s’exprimer et partager leurs idées.
11. Concluez la réunion par un compte rendu et assurez un suivi
Une fois que tous les sujets ont été abordés, concluez la réunion en résumant les points importants. Ceci permet de s’assurer que tous les participants ont bien compris les éléments clés de la discussion et peut aider à clarifier les prochaines étapes à suivre ou les décisions prises.
Enfin, cela peut servir de référence pour les participants, qui peuvent revenir au compte rendu ultérieurement s’ils ont des questions ou des préoccupations.
Quels sont les avantages d’une conférence téléphonique ?
Une conférence téléphonique apporte plusieurs avantages à savoir :
- Une économie de temps et d’argent car elle réduit les coûts de déplacement, particulièrement pour les entreprises ayant des collaborateurs ou des clients à l’étranger.
- Une haute flexibilité du fait qu’elles peuvent être organisées rapidement et facilement
- Une accessibilité optimale puisqu’elles permettent de connecter des participants qui se trouvent dans des endroits éloignés ou qui ne peuvent pas se déplacer facilement.
- Une interaction en temps réel : les participants peuvent discuter et communiquer en direct et en toute fluidité, avec la possibilité de poser des questions et de recevoir des réponses immédiates.
- Confidentialité : Les réunions téléphoniques offrent un environnement contrôlé pour les discussions confidentielles. L’accès à la discussion et aux informations peut être limité à un groupe restreint de personnes.
- Enregistrement : Les réunions téléphoniques peuvent être enregistrées aisément, ce qui permet de conserver une trace des échanges pour référence ultérieure.
En somme, les conférences téléphoniques sont un moyen pratique et efficace de communiquer avec plusieurs personnes à distance, sans avoir à se déplacer. Elles offrent une communication et une collaboration en temps réel et peuvent être organisées de manière simple et rapide.
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